SYARAT SURAT YANG BAIK

1. Obyektif.
2. Sistematis susunan isi suratnya.
3. Ditulis dengan kaidah bahasa Indonesia yang baku.
4. Kata-kata yang digunakan harus tepat, agar tidak menimbulkan pengertian yang        berbeda.
5. Singkat dan praktis:

• Tidak bertele-tele.
• Bahasa menggunakan sedikit kata, namun dapat dimengerti artinya.
• Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut.
• Kata-kata yang digunakan sederhana dan umum (bukan kata-kata asing/daerah).
• Tidak menggunakan singkatan yang tidak lazim.

    6. Jelas (5 W + 1 H).
    7. Lengkap isinya.
    8. Sopan/ramah dalam berbahasa.
    9. Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya).

    Untuk dapat memenuhi syarat-syarat surat yang baik, seseorang perlu memiliki:

1. Penguasaan permasalahan yang akan ditulis.
2. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pokok permasalahan tersebut.
3. Penguasaan bahasa tulis.
4. Pengetahuan yang luas tentang surat-menyurat.

Daftar Pustaka:

• Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs. H. Suhanda Panji. Penerbit Karya Utama. Jakarta. Cet. XII. 1985.
• Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. YS Marjo. Penerbit Setia Kawan. Jakarta. Cet. IX. 2000.
• Surat Menyurat dengan Microsoft Word. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Penerbit Andi. Yogyakarta. Ed. II. 2005.

FUNGSI DAN MATERI SURAT

A. Fungsi Surat

     Selain sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:

1. Alat bukti tertulis/bukti hitam di atas putih. Surat sebagai bukti tertulis sehingga orang yang berselisih tidak berdasarkan opini, perkiraan-perkiraan yang menyebabkan terjadinya perselisihan.
2. Alat pengingat. Surat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis. Surat dapat dijadikan bahan riset untuk mengetahui kondisi atau aktivitas suatu organisasi, perusahaan, atau kantor pada masa lalu.
4. Duta organisasi. Surat dianggap sebagai cerminan mentalitas dan jiwa organisasi atau perusahaan yang membuatnya.
5. Pedoman. Surat dapat digunakan sebagai petunjuk untuk melakukan atau menyelesaikan suatu pekerjaan.

PENGERTIAN KORESPONDENSI

1. Korespondensi (intern/ekstern): Proses atau sarana komunikasi melalui/menggunakan surat sebagai medianya.
2. Surat: Sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain secara tertulis, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam suatu organisasi atau kantor.
3. Komunikasi (intern/ekstern): Suatu pesan yang dikirim oleh seseorang kepada orang lain sebagai penerima pesan melalui atau menggunakan sarana tertentu sebagai medianya, baik untuk memperoleh timbak balik atau tidak.