FUNGSI DAN MATERI SURAT

A. Fungsi Surat

     Selain sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:

1. Alat bukti tertulis/bukti hitam di atas putih. Surat sebagai bukti tertulis sehingga orang yang berselisih tidak berdasarkan opini, perkiraan-perkiraan yang menyebabkan terjadinya perselisihan.
2. Alat pengingat. Surat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis. Surat dapat dijadikan bahan riset untuk mengetahui kondisi atau aktivitas suatu organisasi, perusahaan, atau kantor pada masa lalu.
4. Duta organisasi. Surat dianggap sebagai cerminan mentalitas dan jiwa organisasi atau perusahaan yang membuatnya.
5. Pedoman. Surat dapat digunakan sebagai petunjuk untuk melakukan atau menyelesaikan suatu pekerjaan.
6. Pemendek jarak, penghemat tenaga/waktu. Seseorang untuk menyampaikan pesan cukup mengirimkan surat sehingga tidak perlu melakukan perjalanan jauh hanya untuk menyampaikan pesannya tersebut sehingga menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
7. Jaminan keamanan. Surat dapat digunakan sebagai jaminan keamanan misalnya pada pengiriman barang-barang pesanan keluar kota, apabila ada pemeriksaan dari yang berwajib yang bersangkutan dapat menunjukkan surat pengantar barangnya.
8. Alat promosi. Surat berkepala surat dapat berfungsi sebagai alat promosi. 

B. Materi Surat

    Secara fisik  pembuatan surat biasanya menggunakan:

1. Kertas jenis HVS.
2. Berwarna putih.
3. Ukuran kuarto/A4 (215 x  297 mm) dan ukuran folio/F4 (215 x 330 mm).
4. Berat kertas biasanya menggunakan kertas dengan berat 70 gram dan 80 gram.

Daftar Pustaka:

• Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs. H. Suhanda Panji. Penerbit Karya Utama. Jakarta. Cet. XII. 1985.
• Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. YS Marjo. Penerbit Setia Kawan. Jakarta. Cet. IX. 2000.
• Surat Menyurat dengan Microsoft Word. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Penerbit Andi. Yogyakarta. Ed. II. 2005.